Ab einer gewissen Projektanzahl ist es notwendig, ein Projektmanagement-System einzuführen. Nach umfangreicher Recherche und Tests verschiedener Tools hat sich Asana als besonders geeignet erwiesen – insbesondere für Freelancer bietet es eine benutzerfreundliche Oberfläche, um auch komplexe Projekte effizient zu verwalten. Das System unterstützt einen vollständigen Workflow und ermöglicht strukturierte Zusammenarbeit mit Partnern aus verschiedenen Bereichen.
Warum Asana?
Das Tool bietet nicht nur eine hochwertige App, sondern eine vollständige Unterstützung für den kompletten Workflow. Da mit verschiedensten Partnern an Projekten zusammengearbeitet wird, ist eine strukturierte Vorgehensweise essentiell, um nicht den Überblick zu verlieren. Diese strukturierte Herangehensweise ermöglicht es, dass auch Kunden im Rahmen der Projektumsetzung einzelne Aufgaben transparenter bearbeiten können.
Anmeldung bei Asana
Nach Versand der Einladung können sich Benutzer über den bereitgestellten Link mit ihren Zugangsdaten anmelden.
Der Asana Homebildschirm
Nach dem Login wird der Home-Bereich angezeigt. Die Ansicht hängt davon ab, ob Aufgaben zugewiesen wurden oder man Mitglied eines kompletten Projektes ist.
Home
Der Home-Bereich zeigt die zugewiesenen Projekte an. In diesem Bereich erhält man einen Überblick über alle eigenen Projekte.
Meine Aufgaben
Unter „Meine Aufgaben" befinden sich alle dem Nutzer zugewiesenen Aufgaben. Dies bietet einen guten Überblick über offene Themen und anstehende Arbeiten.
Inbox
In der Inbox landen alle neuen, zugeteilten Aufgaben. „An dem gelben Punkt erkennen Sie, dass sich eine ungelesene Aufgabe in deiner Inbox befindet." Die Bereiche Berichte, Portfolios und Ziele sind für das vorliegende Anwendungsszenario nicht relevant.
E-Mail einer zugewiesenen Aufgabe
Wenn eine Aufgabe zugewiesen wird, erhält der Empfänger eine E-Mail-Benachrichtigung. „Sie können nun gleich über den Button „In Asana antworten" die Aufgabe beantworten oder auch als erledigt markieren."
Kommunikation in Asana – weg mit der E-Mail-Flut
Die Kernstärke eines Projektmanagement-Tools liegt darin, dass nicht zu jedem Thema im Rahmen eines Projektes ein E-Mail verfasst werden muss. Das Ziel besteht darin, eine einfache Kommunikation zu gewährleisten.
Asana bietet eine hervorragende Möglichkeit für effiziente Kommunikation. Dazu können Sie ganz einfach unten rechts in der Ecke das Chat-Fenster benutzen. Die Bedienung ist sehr intuitiv – es ist genauso einfach zu bedienen wie ein WhatsApp Messenger.
Wenn eine Aufgabe verfasst und mit „kommentieren" abgeschickt wird, erhält der Projektmanager sofort eine Nachricht mit direktem Bezug zur ursprünglichen Aufgabe. Das schafft eine klare und übersichtliche Kommunikation auf Taskebene.
Einladung zu einem Projekt
Bei größeren Projekten, wie beispielsweise der Erstellung einer Website, ist es erforderlich, den Kunden in das komplette Projekt einzubeziehen. Dies geschieht durch die Zuweisung des spezifischen Projekts. „Wenn das Projekt zugewiesen ist, sehen Sie es wieder auf Ihrem Home-Bildschirm."
Projektübersicht in Asana
Nach einem Klick auf das Projekt gelangt man zur Projektübersicht. Diese zeigt die Meilensteine des Projektes an. Meilensteine sind die Eckpunkte der Projektarbeit.
Das Projekt wird in einzelne Eckpunkte aufgeteilt, um den „roten Faden" im Projekt nicht aus den Augen zu verlieren und eine gewisse Struktur zu bewahren. Das minimiert die Fehlerquote ungemein und bringt eine gehörige Portion Transparenz in die Projektarbeit.
Links für Prototypen und Projekt
Über den Punkt Übersicht haben Nutzer Zugriff auf den Prototypen und später auf den Projektlink für die Website. D.h. Sie müssen sich diese Informationen nicht extra irgendwo aufschreiben, sondern gelangen ganz einfach über Ihren Asana Account jederzeit wieder an alle relevanten Informationen für Ihr Webdesign-Projekt.
Genehmigungsverfahren in Projekten
In manchen Fällen sind bestimmte Entscheidungen von der Genehmigung des Kunden abhängig. Das Beispiel eines Projektfotografen veranschaulicht dies: Die fotografierten Bilder werden zur Auswahl und Genehmigung im Projektmanagement-Tool hinterlegt. Sie können die Bilder nun ganz einfach genehmigen, kommentieren oder den Vorschlag ablehnen.
Dieses Vorgehen ermöglicht schnellere Fortschritte und vermeidet zeitaufwändiges „Hin und Her", da die Entscheidungsprozesse direkt im System dokumentiert sind.
Fazit
Dieser Artikel soll einen kleinen Einblick in die Projektarbeit geben und Ihnen den Einstieg in den Umgang mit Asana etwas erleichtern. Er deckt nicht alle Bereiche von Asana ab, sondern nur einen kleinen spezifischen Teil, der für die Projektarbeit besonders wichtig ist. Interessierte Leser sind eingeladen, weitere Fragen zu stellen, um den Artikel entsprechend zu erweitern.
