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Webdesign Projektmanagement mit Asana

Ab einer gewissen Projektanzahl ist es nötig, ein Projektmanagement einzuführen. Ich habe lange gesucht und einige Tools getestet. Schlussendlich bin ich nun bei Asana hängen geblieben, weil es meiner Meinung nach gerade für Freelancer eine sehr einfache Oberfläche bietet, um unter Umständen auch sehr komplexe Projekte zu managen.

Neben der Tatsache, dass Asana eine gute App zur Verfügung stellt, bietet das Tool eine vollständige Unterstützung für meinen kompletten Workflow. Darüber hinaus arbeite ich mit Partnern aus verschiedensten Bereichen an Projekten. Hier macht es sehr viel Sinn eine strukturierte Vorgehensweise zu haben, und nicht den Überblick zu verlieren.

Da ich natürlich auch meine Kunden im Rahmen der Projektumsetzung die eine oder andere Aufgabe für mich haben ( oder auch umgekehrt ), habe ich mich entschieden, hier einen kleinen Leitfaden zu veröffentlichen, der dazu dienen soll, meinen Kunden – aber auch jedem anderen interessierten Anwender – den Umgang mit dem Tool etwas transparenter zu machen.

Anmeldung bei Asana

Nachdem ich die Einladung verschickt habe, kann man sich über diesen Link und den Zugangsdaten hier anmelden.

 

Anmeldebildschirm Asana

 

Der Asana Homebildschirm

Einmal eingeloggt, könnte der Home Bildschirm in Asana für Dich folgendermaßen aussehen. Die Ansicht ist ganz davon abhängig, ob du nur verschiedene Aufgaben zugeteilt bekommen hast oder Mitglied eines kompletten Projektes bist.

Home

Über den Bereich Home findest du wieder zurück auf die hier dargestellte Ansicht. Hier siehst du deine zugewiesenen Projekte. In dem Fall ist noch kein Projekt zu gewiesen, insofern ist dieser Bereich im Moment komplett leer.

 

Der Asana Homebildschirm

 

Meine Aufgaben

Unter dem Punkt meine Aufgaben befinden sich alle dir zugewiesenen Aufgaben. Hier hast du einen guten Überblick darüber, welche Themen noch zu behandeln bzw. offen sind.

Inbox

In der Inbox landen alle neue, dir zugeteilten Aufgaben. An dem gelben Punkt erkennst du, dass sich eine ungelesene Aufgabe in deiner Inbox befindet.

Die Bereiche Berichte, Portfolios und Ziele sind an der Stelle für dich nicht relevant und müssen in diesem Kontext nicht weiter beachtet werden.

 

Inbox Asana

 

 

E-Mail einer Dir zugewiesenen Aufgabe

Wenn ich eine Aufgabe zugeteilt habe, bekommst du eine E-Mail, die ungefähr so aussieht, wie die auf dem Bild. Du könntest nun gleich über den Button „In Asana antworten“ die Aufgabe beantworten oder auch als erledigt markieren.

 

E-Mail einer Dir zugewiesenen Aufgabe

 

Kommunikation in Asana – weg mit der Email-Flut

Die große Stärke eines Projektmanagement-Tools ist es, dass nicht zu jedem Thema im Rahmen eines Projektes ein E-Mail verfasst werden muss. Sinn und Zweck eines Projektmanagement-Tools ist es deshalb unter anderem, eine einfache Kommunikation zu gewährleisten.

In Asana gibt es hier eine hervorragende Möglichkeit, einfach und effizient zu kommunizieren. Dazu kannst du ganz einfach unten rechts in der Ecke das Chat-Fenster benutzen. Ich würde mal sagen, es ist genauso einfach zu bedienen wie ein WhatsApp Messenger. Nachdem du eine Aufgabe verfasst hast und sie mit „kommentieren“ abgeschickt hast, bekomme ich eine Nachricht und habe sofort einen Bezug zur ursprünglichen Aufgabe.

Das schafft eine klare und übersichtliche Kommunikation auf Taskebene.

 

Kommunikation in Asana - weg mit der Email-Flut

 

Einladung zu einem Projekt

Bei größeren Projekten, wie zum Beispiel das Erstellen einer Website, ist es nötig dich in das komplette Projekt mit einzubeziehen. Dazu weise ich dir dein spezifisches Projekt zu. Wenn das Projekt zugewiesen ist, siehst du es wieder auf deinem Home-Bildschirm.

 

Einladung zu einem Projekt

 

Projektübersicht in Asana

Nach einem Klick auf das Projekt gelangst du zur Projektübersicht.

In der Projektübersicht findest du die Meilensteine deines Projektes. Meilensteine sind die Eckpunkte der Projektarbeit. Ich teile das Projekt in einzelne Eckpunkte auf, um den „roten Faden“ im Projekt nicht aus den Augen zu verlieren und eine gewisse Struktur zu bewahren.

Das minimiert die Fehlerquote ungemein und bringt eine gehörige Portion Transparenz in die Projektarbeit.

Projektübersicht in Asana

 

Links für Prototypen und Projekt

Über den Punkt Übersicht hast du Zugriff auf auf den Prototypen und später auf den Projektlink für deine Website. D.h. du musst dir diese Informationen nicht extra irgendwo aufschreiben, sondern gelangst ganz einfach über deinen Asana Account jederzeit wieder an alle relevanten Informationen für dein Webdesign-Projekt.

 

Links für Prototypen und Projekt

 

Genehmigungsverfahren in Projekten

Manchmal kommt es vor, dass gewisse Entscheidungen von deiner Genehmigung abhängig sind. Nehmen wir an unser Projektfotograf fotografiert für dich deine Referenzen. Diese Bilder werden für dich zur Auswahl und Genehmigung im Projektmanagement-Tool hinterlegt. Du kannst die Bilder nun ganz einfach genehmigen, kommentieren oder den Vorschlag ablehnen.

So kommen wir schnell voran und verlieren nicht wichtige Zeit mit ständigem „Hin und Her“, was nun richtig ist und was nicht.

 

Genehmigungsverfahren in Projekten

 

Genehmigungsverfahren in Projekten im Detail

 

Ich hoffe ich konnte dir nun einen kleinen Einblick in meine Projektarbeit geben und dir den Einstieg in den Umgang mit Asana etwas erleichtern. Selbstverständlich deckt dieser Post nicht alle Bereiche von Asana ab, sondern nur einen kleinen spezifischen Teil, der für meine Projektarbeit im Moment am Wichtigsten ist.

Solltest du darüber hinaus noch Fragen haben, lass es mich gerne in den Kommentaren wissen. Ich versuche dann den Beitrag entsprechend zu erweitern.

Selbstverständlich freue ich mich auch über alle anderen kommentarfreudigen Besucher.

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Bernd Grimm

Bernd Grimm

Ich bin freiberuflicher Webdesigner seit 2008 und schon immer Technikenthusiast. Hier gebe ich Informationen und Tipps rund um das Thema Webdesign.

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